Neuerungen im Lohnausweis auf den 1.1.2026 und ihr Einfluss auf die MWST

Ende letzten Jahres wurde die neue Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, gültig ab 1.1.2026, publiziert. Da sich die MWST bei Leistungen an das Personal am Lohnausweis orientiert, haben die Änderungen auch einen Einfluss im Bereich der MWST. 

Erbringt ein Unternehmen Leistungen an sein Personal, so ist zu prüfen, ob es sich um eine entgeltliche Leistung handelt und mehrwertsteuerliche Folgen entstehen.

Werden Leistungen ans Personal erbracht, gilt Art. 47 MWSTV.

Art. 47 MWSTV Leistungen an das Personal

1. ^{Bei entgeltlichen Leistungen an das Personal ist die Steuer vom tatsächlich empfangenen Entgelt zu berechnen. Artikel 24 Absätze 2 und 3 MWSTG bleibt vorbehalten.}
    
2. ^{Leistungen des Arbeitgebers an das Personal, die im Lohnausweis zu deklarieren sind, gelten als entgeltlich erbracht. Die Steuer ist von dem Betrag zu berechnen, der auch für die direkten Steuern massgebend ist.}
    
3. ^{Leistungen, die im Lohnausweis nicht zu deklarieren sind, gelten als nicht entgeltlich erbracht und es wird vermutet, dass ein unternehmerischer Grund besteht.}
    
4. ^{Soweit bei den direkten Steuern Pauschalen für die Ermittlung von Lohnanteilen zulässig sind, die auch für die Bemessung der Mehrwertsteuer dienlich sind, können diese für die Mehrwertsteuer ebenfalls angewendet werden.}
    
5. ^{Für die Anwendung der Absätze 2–4 ist nicht erheblich, ob es sich dabei um eng verbundene Personen nach Artikel 3 Buchstabe h MWSTG handelt.} 

Für die Klärung, ob Leistungen der Arbeitgeberin ans Personal mehrwertsteuerliche Folgen haben, folgt man am besten der Chronologie von Art. 47 MWSTV und stellt sich die entsprechenden Fragen.

Abs. 1: Wurde die Leistung vom Personal bezahlt?
Sofern das Personal etwas für die erhaltene Leistung zu bezahlen hat (inkl. Zahlungen durch Lohnabzüge), muss dieser Umsatz mehrwertsteuerlich qualifiziert und gegebenenfalls abgerechnet werden.

Beispiel Art. 47 Abs. 1 MWSTV
Anna Kundert (Mitarbeiterin) hat die Möglichkeit, am Mittag im unternehmenseigenen Restaurant für CHF 12 ein Mittagsmenu zu erwerben. Macht sie von dieser Möglichkeit Gebrauch, so muss das Unternehmen den erhaltenen Betrag von CHF 12 als Umsatz erfassen und mit MWST abrechnen. Die CHF 12 verstehen sich dabei als inkl. MWST und sind zum Normalsatz steuerbar.

Abs. 2 und Abs. 3: Wird die Leistung gratis abgegeben?
Sofern das Personal die erhaltene Leistung gratis erhält, muss geklärt werden, ob eine im Lohnausweis zu vermerkende Gehaltsnebenleistung im Sinne der Wegleitung zum Lohnausweis vorliegt. Muss die Leistung im Lohnausweis betragsmässig deklariert werden, handelt es sich um einen Umsatz, der mehrwertsteuerlich qualifiziert und gegebenenfalls abgerechnet werden muss (Abs. 2).

Beispiel Art. 47 Abs. 2 MWSTV
Anna Kundert (Mitarbeiterin) erhält zu ihrem 10-jährigen Firmen-Jubiläum von ihrer Arbeitgeberin eine Uhr im Wert von CHF 800 geschenkt.
Dabei handelt es sich um ein Naturalgeschenk, welches als Gehaltsnebenleistung im Lohnausweis zu deklarieren ist.
Dadurch gilt die Leistung auch aus Sicht der MWST als entgeltlich erbracht, ist als Umsatz zu erfassen und im vorliegenden Fall mit der MWST zum Normalsatz abzurechnen.

Muss die Leistung nicht im Lohnausweis deklariert werden, stellt sie keinen Umsatz dar und hat keine mehrwertsteuerlichen Konsequenzen (Abs. 3).
 

Beispiel Art. 47 Abs. 3 MWSTV
Anna Kundert (Mitarbeiterin) erhält von ihrer Arbeitgeberin ein Halbtaxabonnement für den öffentlichen Verkehr. Die Abgabe eines Halbtaxabonnements ist kein im Lohnausweis zu deklarierender Naturallohn. Da diese Leistung im Lohnausweis nicht deklariert werden muss, gilt sie aus Sicht der MWST als unentgeltlich erbracht und hat keine mehrwertsteuerlichen Folgen.

Abs. 4: Gibt es eine Pauschale für die Abrechnung?
Als Vereinfachung für Naturalleistungen, welche nicht immer klar beziffert werden können, hat die ESTV für die Belange der direkten Bundessteuer Pauschalen in verschiedenen Merkblättern publiziert. Diese Pauschalen sind auch für die MWST anwendbar. Die wohl bekannteste Pauschale – anstelle einer effektiven Ermittlung mit einem Fahrtenbuch – ist diejenige für die Ermittlung des Privatanteils eines Geschäftsfahrzeuges¹. 

Beispiel Art. 47 Abs. 4 MWSTV
Anna Kundert (Mitarbeiterin) erhält von ihrer Arbeitgeberin ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung gestellt, welches sie auch privat nutzen darf. Für die Ermittlung des Privatanteils kann die Pauschale gemäss Merkblatt N1/2007 angewendet werden: Netto-Anschaffungswert des Fahrzeuges multipliziert mit der Pauschale von 0.9 % pro Monat. Das Ergebnis entspricht der Leistung, welche als Umsatz zu erfassen (der errechnete Betrag gilt als inkl. MWST) und mit der MWST zum Normalsatz abzurechnen ist.

Abs. 5: Am Unternehmen beteiligtes Personal
Liegt eine Leistung des Arbeitgebers an das Personal vor, ist es aus Sicht der MWST irrelevant, ob die gleiche Person auch noch am Unternehmen beteiligt ist.

Beispiel Art. 47 Abs. 5 MWSTV
Peter Gross (Mitarbeiter und Mehrheitsaktionär) wird genau gleich behandelt wie auch Anna Kundert (Mitarbeiterin). Beide dürfen beim Bezug von Leistungen Vergünstigungen erhalten. Wäre Peter Gross nur Aktionär und nicht zusätzlich Mitarbeiter, müssten sämtliche Leistungen vom Unternehmen an ihn zum Drittpreis (Preis für einen unabhängigen Kunden) abgerechnet werden, und zwar unabhängig davon, ob er tatsächlich für die Leistung bezahlt oder nicht. Die Vergünstigungen für die Mitarbeitenden dürften dabei nicht berücksichtigt werden. 

Neuerungen im Lohnausweis auf den 1.1.2026

Wie eingangs erwähnt, hat die ESTV die «Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung» per 01.01.2026 aktualisiert.

Dabei sind folgende Änderungen (Randziffern RZ) für MWST-Belange relevant:

• RZ 9 und RZ 23: Erhöhung des Referenzsatzes pro Autokilometer auf CHF 0.75.
   
• RZ 72: Formulierung hinsichtlich Vergünstigungen von Dritten sowie Anhebung der Wesentlichkeitsgrenze für Naturalgeschenke und Zutrittskarten für Anlässe auf CHF 600.

Erhöhung des Referenzsatzes für Autokilometer auf CHF 0.75 

Darf das Personal ein Geschäftsfahrzeug auch privat nutzen, kann mittels Fahrtenbuch die Anzahl gefahrene Kilometer dokumentiert und mit dem Ansatz von CHF 0.75 abgerechnet werden (bis Ende Jahr 2025 betrug der Referenzsatz CHF 0.70/km).

Beispiel Art. 47 Abs. 4 MWSTV
Anna Kundert (Mitarbeiterin) erhält von ihrer Arbeitgeberin ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung gestellt, welches sie auch privat nutzen darf. Für die Ermittlung der Privatfahrten führt sie ein Fahrtenbuch. Die privat gefahrenen Kilometer werden nun mit dem Referenzsatz von CHF 0.75 multipliziert. Das Ergebnis entspricht der Leistung, welche als Umsatz zu erfassen (versteht sich als inkl. MWST) und mit der MWST zum Normalsatz abzurechnen ist.

Erhöhung der Wesentlichkeitsgrenze für Naturalgeschenke und dergleichen auf CHF 600

Bis Ende 2025 betrug die Wesentlichkeitsgrenze CHF 500 pro Person und Ereignis. Die Folge davon war, dass Geschenke über CHF 500 als entgeltlich erbracht galten und steuerlich abzurechnen waren. Die ab dem Jahr 2026 erhöhte Wesentlichkeitsgrenze beträgt CHF 600 pro Kalenderjahr. Somit darf ein Unternehmen einem Mitarbeitenden grundsätzlich ein wertvolleres Geschenk machen als in der Vergangenheit. Bis und mit CHF 600 pro Jahr ergeben sich keine mehrwertsteuerlichen Konsequenzen. Da diese Wesentlichkeitsgrenze nun aber pro Jahr und nicht mehr pro Ereignis gilt, bedeutet dies, dass alle Naturalgeschenke pro Jahr zusammenzurechnen sind. 

Fazit

Die in der «Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung» erhöhten Beträge sind auf den ersten Blick grundsätzlich erfreulich. Gerade in der heutigen Zeit, wo dem Personal mehr Sorge getragen wird, ist es schön, dass auch die ESTV den Zeitgeist spürt. 

Die Freude erfährt jedoch dadurch einen Dämpfer, dass die Wesentlichkeitsgrenze bei den Naturalgeschenken neu pro Kalenderjahr und nicht mehr pro Ereignis gilt.

Unternehmen, die ihr Personal mehrfach im Jahr beschenken, sind nun schlechter gestellt.
 

^{1  Art. 5a der Berufskostenverordnung; SR 642.118.1}