Rückerstattung der MWST in der Schweiz an ausländische Unternehmen

Ausländische Unternehmen müssen häufig Schweizer Mehrwertsteuer (MWST) zahlen, wenn sie in der Schweiz geschäftlich tätig sind. Ob bei der Teilnahme an Messen oder bei der Entsendung von Mitarbeitenden für Projekte in die Schweiz – die MWST kann sich schnell summieren und zu erheblichen Kosten führen.

Viele ausländische Unternehmen wissen jedoch nicht, dass die Schweizer MWST vergütet werden kann. Über das offizielle Vergütungsverfahren der Eidgenössischen Steuerverwaltung können berechtigte Unternehmen die in der Schweiz angefallene MWST zurückfordern.

Für ausländische Unternehmen kann das Verständnis des Schweizer MWST-Rückerstattungsverfahrens erhebliche Kosteneinsparungen ermöglichen.
 

Welche Unternehmen haben einen rechtlichen Anspruch auf eine Vergütung der Schweizer MWST?

Ausländische Unternehmen können unter den unten aufgeführten Voraussetzungen Anspruch auf eine Schweizer MWST-Rückerstattung haben:

1. Das Unternehmen muss seinen Sitz ausserhalb der Schweiz und keine Betriebsstätte in der Schweiz haben. Es muss in seinem Sitzstaat für die MWST registriert sein.
2. Das Unternehmen darf keine Leistungen in der Schweiz erbringen, die während des Erstattungszeitraums eine MWST-Pflicht auslösen würden, wodurch eine Registrationspflicht in der Schweiz entstehen würde.
3. Das Land, in dem das Unternehmen ansässig ist, muss Schweizer Unternehmen das Gegenrecht gewähren (siehe Länderliste Vergütungsverfahren). Interessanterweise wird die MWST-Rückerstattung an Unternehmen aus Ländern ohne MWST-System gewährt, wie z. B. den USA oder Hongkong (aber nicht China).
    

Welche administrativen Anforderungen müssen im Vergütungsverfahren erfüllt werden?

1. Ausländische Unternehmen müssen für das Verfahren einen in der Schweiz ansässigen Fiskalvertreter benennen. Sie können somit den Antrag nicht selbst aus dem Ausland stellen.  
2. Mindestbetrag: Um einen Antrag zu stellen, muss die erstattungsfähige MWST mindestens CHF 500 pro Kalenderjahr betragen.
3. Frist: Rückerstattungsanträge müssen bis zum 30. Juni des Folgejahres nachweislich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung eingereicht werden. Diese Frist kann nicht verlängert werden, und Anträge, die nach diesem Datum eingereicht werden, werden konsequent abgelehnt.
4. Erstattungsfähige MWST: Ausländische Unternehmen können die Schweizer MWST auf eine Vielzahl von geschäftlichen Ausgaben, die in der Schweiz angefallen sind, zurückfordern. Neben Geschäftsreisekosten ist die MWST auch auf Messekosten wie Standmiete, Standbau und Logistik, Eventmanagement-Dienstleistungen, Bewirtung usw. erstattungsfähig. Für einige Länder gelten besondere Einschränkungen (siehe Länderliste, z. B. keine Vergütung der MWST auf Treibstoffen für österreichische Unternehmen).
5. Dokumentation:
   1. Dem Vergütungsantrag muss eine von der ausländischen Steuerbehörde ausgestellte Unternehmerbescheinigung als Nachweis für die MWST-Pflicht im Land des Sitzes vorgelegt werden. Diese Bescheinigung muss bestätigen, dass der Antragsteller für den Zeitraum der Rückerstattung registriert war, oder das Datum des Beginns seiner MWST-Pflicht angeben.
   2. Rechnungen und Einfuhrdokumente müssen nicht mehr im Original mit dem Rückerstattungsantrag eingereicht werden. Kopien sind ausreichend. Zahlungsnachweise müssen nur auf Anfrage vorgelegt werden. Das Verfahren erfolgt weiterhin in Papierform.
   3. Rechnungsanforderungen: Rechnungen müssen den Schweizer Rechnungsvorschriften entsprechen. Insbesondere:
      • Die Rechnung muss den Schweizer MWST-Betrag deutlich ausweisen.
      • Die Rechnung und die Einfuhrdokumente müssen auf den Namen des Unternehmens ausgestellt sein. Rechnungen, die an Mitarbeitende adressiert sind, sowie Belege, auf denen der Name der Antragstellenden nicht angegeben ist (Quittungen, Bahntickets, Parktickets usw.), berechtigen nicht zu einer Rückerstattung. 

Die MWST wird in der Regel innerhalb von 6 Monaten nach Einreichung des Antrags rückerstattet. Der Betrag kann auf ein ausländisches Bankkonto überwiesen werden.
 

Stellen Sie sicher, dass Sie keine MWST in der Schweiz liegen lassen

Für viele ausländische Unternehmen stellt die Schweizer MWST eine versteckte finanzielle Chance dar. Unternehmen, die in die Schweiz tätig sind oder an Messen teilnehmen, zahlen MWST, die über das offizielle Vergütungsverfahren zurückgefordert werden können.

Durch die Überprüfung der in der Schweiz angefallenen Kosten und die Einreichung eines ordnungsgemäss ausgefüllten Antrags können Unternehmen die MWST zurückerhalten, ihre Betriebskosten senken und ihren Cashflow verbessern.

Wenn Ihr Unternehmen in der Schweiz einer MWST-Belastung unterliegt, lohnt es sich, Ihre Berechtigung zur Rückerstattung der Schweizer Mehrwertsteuer zu prüfen, um sicherzustellen, dass Sie keine wertvollen Rückerstattungsmöglichkeiten verpassen.