Generalversammlung unter COVID-19

09.02.2021

Unabhängig von den aktuellen Bestimmungen für Veranstaltungen und Begegnungsbeschränkungen hat der Bundesrat eine befristete Regelung für Versammlungen beschlossen. Diese gilt bis zum 31. Dezember 2021.

Diese Sondervorschriften beziehen sich auf Versammlungen sämtlicher Organisationen. Darunter fallen neben den Kapitalgesellschaften wie AGs, GmbHs auch Kollektivgesellschaften, Vereine, Stiftungen, Genossenschaften und Stockwerkeigentümergemeinschaften.

Eine Generalversammlung eines Alleinaktionärs gilt nicht als Veranstaltung. Sobald zwei oder mehr Aktionäre an der Versammlung physisch teilnehmen, gelten die Bestimmungen für Veranstaltungen.

Versammlungen können aktuell wie folgt durchgeführt werden:

• auf schriftlichem Weg, oder
• in elektronischer Form (nicht per E-Mail), oder
• durch von der Gesellschaft bezeichnete unabhängige Stimmrechtsvertreter

Für die Einberufung der Versammlung gelten weiterhin die gesetzlichen Bestimmungen gemäss Obligationenrecht (d.h. namentlich Einberufung spätestens 20 Tage vor der Versammlung) respektive der Statuten. Es empfiehlt sich, die speziellen Anordnungen gemäss COVID-19-Verordnung 3, die nun zusätzlich zu den gesetzlichen Bestimmungen gelten, bereits in die Einberufung aufzunehmen (Hinweis auf die für die Teilnehmenden zur Verfügung stehenden Arten der Ausübung ihrer Rechte an der Versammlung).

Der Veranstalter (je nach Rechtsform Verwaltungsrat, Stiftungsrat, Verwaltung oder Vorstand) entscheidet über die Form der Versammlung und hat die Teilnehmerinnen und Teilnehmer spätestens vier Tage vor der Durchführung der Versammlung schriftlich über die Massnahmen zu informieren, damit diese über die Formalitäten informiert sind und entsprechende Vorbereitungen zur Wahrung ihrer Rechte treffen können. Anstelle einer schriftlichen Information können die Teilnehmerinnen und Teilnehmer auch über eine elektronische Veröffentlichung auf die Massnahmen hingewiesen werden (z.B. mittels Aufschaltung auf der Homepage des Unternehmens), wobei auch diese Information mindestens vier Tage vor der Versammlung zu erfolgen hat.

Somit kann die GV ohne physisches Teilnahmerecht der Aktionäre / Gesellschafter / Genossenschafter / Vereinsmitglieder / Stockwerkeigentümer stattfinden. Weiterhin teilnehmen müssen jedoch: ein Vorsitzender (Mitglied des obersten Leitungs- / Verwaltungsorgans), ein Protokollführer / Stimmenzähler, gegebenenfalls der unabhängige Stimmrechtsvertreter, gegebenenfalls Revisionsstellenvertreter und bei beurkundungspflichtigen Beschlüssen ein Notar. Eine physische «Restversammlung» findet daher weiterhin statt. Dabei können Revisionsstellenvertreter in jedem Fall und alle weiteren Teilnehmer auch auf elektronischem Weg teilnehmen, sofern die Identifikation sichergestellt werden kann.

Die Aktionäre können verpflichtet werden, ihre Rechte (darunter fallen auch das Auskunfts-, Informations- und Antragsrecht) durch den unabhängigen Stimmrechtsvertreter ausüben zu lassen. 

Bei der Durchführung der Versammlung ist darauf zu achten, dass die Rechte der Aktionäre (namentlich das Teilnahme-, Stimm- und Antragsrecht) gewährt bleiben, die vertretenen Stimmen festgestellt und die Quoren eingehalten werden. Zudem muss weiterhin ein Protokoll geführt werden.

Es empfiehlt sich, die Versammlung möglichst transparent abzuhalten und über die Traktanden detailliert zu informieren. Falls keine geheime Abstimmung mit dem notwendigen Quorum verlangt wird, kann nach der Auswertung der Abstimmungsergebnisse eine Liste an die Teilnehmenden zugestellt werden, worauf ersichtlich ist, wer wie abgestimmt hat.

Ebenfalls denkbar ist die Durchführung der Versammlung mit elektronischen Hilfsmitteln, sofern die Teilnehmenden identifiziert werden können. Die virtuelle Generalversammlung, wie sie voraussichtlich auch das neue Aktienrecht vorsehen wird, dürfte für KMUs eine Option sein, sofern keine strittigen Geschäfte traktandiert werden. Bei umstrittenen Geschäften wird die Wahrnehmung der Rechte in schriftlicher Form von Bedeutung sein.

Wenn der Veranstalter sich trotz der Möglichkeiten ausser Stande sieht, eine Versammlung durchzuführen, muss er diese auf einen späteren Zeitpunkt verschieben. Zwar sieht das Obligationenrecht gemäss Art. 699 Abs. 2 vor, dass der Verwaltungsrat die ordentliche Generalversammlung innerhalb von sechs Monaten nach Schluss des Geschäftsjahres einzuberufen hat bzw. für andere Organisationsformen gemäss Art. 958 Abs. 3 OR der Geschäftsbericht (inkl. Jahresrechnung) innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres erstellt und dem zuständigen Organ zur Genehmigung vorgelegt werden muss. Es handelt sich bei dieser Frist allerdings nur um eine Ordnungsfrist; im Falle des Überschreitens der Frist wird weder die Versammlung ungültig, noch sind die gefassten Beschlüsse anfechtbar. Eine Neuansetzung der Versammlung könnte somit auch erst in der zweiten Jahreshälfte erfolgen.

Weitere Informationen findet man jeweils aktualisiert auf der Homepage des Bundesamtes für Justiz:
https://www.bj.admin.ch/bj/de/home/aktuell/coronavirus.html