QR-Rechnungen – Kurzinfo

07.07.2020

Der nationale Zahlungsverkehr in der Schweiz soll harmonisiert und digitalisiert werden. Die Umsetzung erfolgt stufenweise. Vor einiger Zeit wurde der elektronische Datenaustausch beim Zahlungsverkehr umgestellt und nun wurde am 30. Juni 2020 der QR-Code eingeführt, welcher zukünftig den uns bekannten orangen Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR) ablösen soll.

Aufgrund der steigenden nationalen und internationalen regulatorischen Anforderungen und der fortschreitenden Digitalisierung ist eine Anpassung des Schweizer Zahlungsverkehrs an die internationalen Normen (ISO 20022) notwendig.

Im Zuge dieser Anpassung ergab sich die Gelegenheit, die bestehenden Zahlungsprozesse zu vereinfachen und wirtschaftlicher zu gestalten.

Die QR-Rechnung ist ein wichtiger Teil dieser Anpassungen. Er erfüllt im Gegensatz zu den heutigen Einzahlungsscheinen alle regulatorischen Anforderungen und unterstützt die Weiterentwicklung von digitalen Geschäftsprozessen. Die Schweiz ist damit up to date und gerüstet für nahtlose digitale Abläufe im Zahlungsverkehr.

Wir haben für Sie eine Zusammenfassung der aus unserer Sicht wichtigsten Eckpunkte vorgenommen:

Arten von QR-Rechnungen
Es gibt drei verschiedene Erscheinungsformen des Zahlteils, welche einen individuellen und auf die Zielgruppe abgestimmten Einsatz garantieren. Je nach Bedürfnis des Rechnungsstellers resp. Rechnungsempfängers können Datenfelder genutzt, weggelassen oder kombiniert werden.

1.    QR-IBAN mit QR-Referenz

Gültig für den CHF-Zahlungsraum (CH/FL) mit strukturierter Referenz (ehemals ESR-Referenz).

QR-IBAN
Die QR-Rechnung mit QR-IBAN ersetzt bei der strukturierten Rechnungsstellung den orangen Einzahlungsschein. Die QR-IBAN sorgt dafür, dass bei der Zahlungserfassung zwingend eine QR-Referenz (ehemals ESR-Referenz) erforderlich ist. So wird die effiziente Zahlungseingangsverarbeitung sichergestellt.

QR-Referenz
Die QR-Referenz entspricht der heutigen ESR-Referenz und dient wie bisher dem einfachen Abgleich von Rechnungen mit Zahlungen beim Rechnungsstellenden.

2.    IBAN ohne Referenz

Diese Variante ist für den CHF-Zahlungsraum (CH/LI) ohne Referenz und ersetzt den bisherigen roten Einzahlungsschein.

Achtung: Bei der QR-Rechnung sind keine handschriftlichen Ergänzungen des Zahlungszwecks mehr möglich. Folglich muss ein Zahlungszweck – wenn vom Rechnungsstellenden erwünscht – immer angedruckt werden.

3.    IBAN und Creditor Reference

Dient der internationalen Rechnungsstellung mit strukturierter Referenz (ISO-11649). Sie hat grundsätzlich die gleiche Funktion wie eine QR-Referenz, indem sie die Zuordnung einer Zahlung in der Debitorenbuchhaltung mit einer für jede Transaktion einmaligen Identifikationsnummer vereinfacht. Der Unterschied zur QR-Referenz besteht lediglich darin, dass ihre Berechnung einer anderen mathematischen Logik folgt (im ISO-11649-Standard definiert). Aufgrund dessen kann sie im internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt werden, während die QR-Referenz auf den CHF-Zahlungsraum (CH/FL) beschränkt ist. Voraussetzung für den Einsatz der Creditor Reference ist die gleichzeitige Verwendung der IBAN.

Aussehen der QR-Rechnung
Grundsätzlich ist die Gestaltung einer QR-Rechnung frei. Es ist jedoch ratsam, sich an die Empfehlungen des Style Guide QR-Rechnung zu halten (siehe Bild: Auszug aus dem Style Guide). Obligatorisch sind die Vorschriften der Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung.

Zahlungsmöglichkeiten der Kunden

• Via Mobile Banking: Mobile Banking-App auf dem Smartphone öffnen, QR-Code scannen und Zahlung auslösen.
• Via E-Banking: E-Banking-Applikation öffnen, QR-Code scannen und Zahlung auslösen.
• Elektronisch mit einer Business-Software-Lösung (ERP).
• Per Post: Die QR-Rechnung funktioniert wie ein Einzahlungsschein (Zahlteil und Empfangsschein), welcher am Postschalter einbezahlt oder per Zahlungsauftrag im Kuvert an die Bank gesendet werden kann.

Vorteile für Rechnungsempfänger

• Zahlungsinformationen können mit Lesegeräten wie zum Beispiel PayEye oder Smartphone effizient erfasst und direkt in das Zahlungssystem übernommen werden, die manuelle Erfassung fällt weg, die Fehlerquote sinkt.
• Für das Bezahlen können sowohl bestehende Kanäle (z.B. E-Banking) und alternative Verfahren (z.B. eBill) genutzt werden.
• Alle enthaltenen Informationen im QR-Code sind digital und vom Auge lesbar.
• Es gibt nur noch das Kontonummern-Format IBAN oder «QR-IBAN».
• Erhöhung der Automatisierung beim Kreditorenprozess aufgrund mehr bzw. präziserer Rechnungssteller-Informationen in standardisierter Form.

Vorteile für Rechnungssteller

• Zusätzliche Informationen können mitgegeben werden. 
• Die Rechnung kann direkt in der Fakturierungsauslösung erstellt werden (keine Vereinbarung betreffend ESR mit der Hausbank nötig).
• Freie Papierwahl (keine Vorgaben mehr durch einen roten oder orangen Einzahlungsschein).
• Rechnungsstellung in CHF und EUR möglich.
• Mit der der internationalen «Creditor Reference» (ISO 11649) besteht eine weitere Referenzart, die verwendet werden kann.
• Informationen zum Zahlenden sind im Zahlungseingang vorhanden.
• Zahlungseingänge können automatisiert verarbeitet werden.

Umstellungsfrist
Die QR-Rechnung wird die heutigen Einzahlungsscheine nach einer Übergangsfrist vollständig ersetzen. Das Enddatum für die Nutzung von roten und orangen Einzahlungsscheinen wurde noch nicht festgelegt.

Fazit
Obwohl noch nicht festgelegt wurde, wann die vollständige Ablösung erfolgt, sollten sich Unternehmen mit der QR-Rechnung auseinandersetzen. Selbst wenn die eigene Fakturierung noch nicht auf QR-Rechnungen umgestellt wird, ist die Wahrscheinlichkeit, eine QR-Rechnung zu erhalten, zunehmend gross. Es wäre unschön, wenn aufgrund technischer Hürden Zahlungen nicht oder verspätet geleistet werden könnten.

Nützliche Links
Link Style Guide QR-Rechnung:
https://www.paymentstandards.ch/de/shared/news/2019/qrr-style.html

Link Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung:
https://www.paymentstandards.ch/de/shared/news/2019/ig.html