QR-Rechnung

22.02.2022

QR-Rechnung

Die QR-Rechnung ist seit Mitte 2020 der neue Standard für die schriftliche Rechnungsstellung in der Schweiz und in Liechtenstein. Der Zahlungsverkehr konnte dadurch weiter harmonisiert und digitalisiert werden.

Einstellung rote und orange Einzahlungsscheine per Ende September 2022
Das Enddatum für die roten und orangen Einzahlungsscheine wurde auf den 30. September 2022 festgelegt. Rote und orange Einzahlungsscheine werden ab dem Einstellungstermin von allen Zahlungskanälen (E-Banking, Bank-/Postschalter oder auch Vergütungsaufträge in Papierform, wie z.B. Blitzaufträge, Quickpay, easy etc.) abgewiesen. Für die Bezahlung von Rechnungsbeträgen werden ab dann nur noch QR-Rechnungen zugelassen sein.

Arten der QR-Rechnung

Es gibt drei Ausprägungen.

QR-IBAN und QR-Referenz
Die QR-Rechnung mit QR-IBAN ersetzt bei der strukturierten Rechnungsstellung das ESR-Verfahren mit den orangen Einzahlungsscheinen. Die QR-IBAN sorgt dafür, dass bei der Zahlungserfassung zwingend eine QR-Referenz (ehemals ESR-Referenz) erforderlich ist. Damit wird die gewohnt effiziente Zahlungseingangsverarbeitung sichergestellt.

IBAN ohne Referenz
Die QR-Rechnung mit IBAN ohne eine Referenz ersetzt den bisherigen roten Einzahlungsschein.
 
IBAN und Creditor Reference
Diese hat die gleiche Funktion wie die QR-Referenz, mit dem Unterschied, dass die Berechnung der Referenz einer anderen mathematischen Logik folgt und für internationale Rechnungsstellung mit strukturierter Referenz (ISO-11649) eingesetzt wird.

Überweisungen

Rechnungsempfänger haben die Wahl.

QR-Rechnung
QR-Rechnungen können, wie die bisherigen Einzahlungsscheine, über alle gängigen Zahlungskanäle (E-Banking, Mobile Banking, Vergütungsauftrag und Bank-/Postschalter) bezahlt werden. Der in der QR-Rechnung enthaltene Swiss QR-Code macht die Zahlungserfassung schneller und einfacher.

Dauerauftrag
Prüfen Sie frühzeitig, ob Sie regelmässig Überweisungen mittels Dauerauftrag tätigen, die auf Basis eines roten oder orangen Einzahlungsscheins eingerichtet wurden. Wenn ja, löschen Sie die bestehenden Daueraufträge, entweder im E-Banking oder direkt über Ihr Finanzinstitut, und richten diese auf Basis einer QR-Rechnung neu ein.

Zahlungssoftware
Bei Verwendung einer Zahlungssoftware ist zu prüfen, ob Zahlungsvorlagen verwendet werden, die auf Basis eines orangen oder roten Einzahlungsscheins eingerichtet wurden. Wenn ja, löschen Sie die bestehenden Zahlungsvorlagen und richten diese auf Basis einer QR-Rechnung neu ein.

eBill
Für private Überweisungen ist eBill eine prüfenswerte Alternative. Mit eBill erhalten Sie die Rechnungen direkt im E-Banking, also genau dort, wo die privaten Zahlungen vorgenommen werden. Mit wenigen Klicks können die Rechnungen eingesehen, kontrolliert und bezahlt werden.

Rechnungsstellung

Für Rechnungssteller besteht Handlungsbedarf.

Auftragsbearbeitungs- und Debitoren-Software
Beim Verwenden einer Fakturierungs-Software ist darauf zu achten, dass die Umstellung unbedingt vor Ende September 2022 erfolgt. Kontaktieren Sie Ihren Software-Lieferanten rechtzeitig.

Einzahlungsscheine
Bestellen Sie rechtzeitig neutrale QR-Rechnungen bei Ihrem Finanzinstitut. Dies kann je nach Institut mit zusätzlichen Kosten verbunden sein.

Zum Generieren von QR-Codes für private Personen und kleine Firmen, die über keine Softwarelösung verfügen, gibt es diverse einfache, kostenlose und öffentlich zugängliche Lösungen. Eine Liste dieser Anbieter ist auf dieser Webseite zu finden: 

https://www.paymentstandards.ch/de/home/readiness/generators.html

Alternativ können Sie für die Rechnungsstellung eine Software-Lösung verwenden. Ersparen Sie sich damit viel Arbeit und drucken Sie QR-Rechnungen gleich selbst. Für kleinere Unternehmen empfehlen wir hierfür AbaNinja von Abacus.

AbaNinja ist das effiziente Tool für Offerten, Rechnungen, Zahlungen, Zeiterfassung und vieles mehr. Sie erstellen damit im Handumdrehen Offerten und Rechnungen und automatisieren Ihre Buchhaltung und Ihre Zahlungen. Verzichten Sie auf Word und Excel für die Erstellung Ihrer Offerten, Rechnungen und anderen Geschäftsunterlagen. Eine Anbindung an unser Abacus-System ist ebenfalls möglich.

Wichtig
Weisen Sie Ihre Rechnungsempfänger unbedingt darauf hin, dass sie künftige Zahlungen an Sie ausschliesslich auf Basis einer QR-Rechnung tätigen und allfällige Daueraufträge an Sie bei Ihrer Hausbank bzw. die Lieferanten- und Kreditorenstammdaten entsprechend anpassen. Drucken Sie auf Ihren QR-Rechnungen zudem ausschliesslich Ihre IBAN oder QR-IBAN (je nach Ausprägung der QR-Rechnung).

Informationen aus erster Hand

Weitere detaillierte Informationen über die QR-Rechnung finden Sie hier:

https://www.einfach-zahlen.ch/de/home.html

einfach-zahlen.ch ist eine Initiative von SIX im Auftrag des Finanzplatzes Schweiz, unterstützt durch die Schweizerische Bankiervereinigung, den Schweizerischen Gewerbeverband, Pro Senectute und das Staatssekretariat für Wirtschaft SECO.

Fazit

Die roten und orangen Einzahlungsscheine verschwinden im Herbst 2022 definitiv. Die Nachfolgeprodukte QR-Rechnung und eBill sind seit mehreren Jahren erprobt und haben sich etabliert. 

Wer bisher noch keine Anpassungen vorgenommen hat, ist nun gefordert, die verbleibende Zeit für die Umstellung zu nutzen.

Anmerkung
Dieses Factsheet enthält Informationen allgemeiner Art und in zusammengefasster Form. Eine individuelle Betrachtung bleibt unerlässlich.