Jahresabschluss optimal vorbereiten

Die Erstellung des Jahresabschlusses bedingt im Finanz- und Rechnungswesen in den ersten Monaten des neuen Jahres zusätzlichen Arbeitsaufwand. Es gilt möglichst rasch die Buchhaltung abzuschliessen und den Jahresabschluss zu erstellen, um eine klare Aussage über die geschäftliche und wirtschaftliche Situation des Unternehmens zu erhalten.

Bei grösseren Firmen sind diesbezüglich die Strukturen und Prozesse meistens gut organisiert und terminiert. Aber auch kleinere Unternehmungen können mit einer guten Planung zeitliche Engpässe überbrücken. Wir geben Ihnen einige praktische Tipps, um die Abschlussarbeiten zeitlich zu optimieren:

• Grundlage für die Erstellung des Jahresabschlusses ist eine ordnungsgemäss geführte Buchhaltung. Sofern die Buchhaltung nicht tagfertig nachgeführt wird, erfassen Sie den ausstehenden Monatsverkehrs des alten Jahres nach, klären Sie bisher aufgeschobene Pendenzen und ungeklärte Geschäftsfälle definitiv ab. Stimmen Sie Bankbestände, Nebenbuchhaltungen, Kontokorrente etc. generell regelmässig mit der Buchhaltung ab, um aufwendige Sucharbeiten und Differenzbereinigungen zum Jahresende zu vermeiden.
  
• Im Bereich der Lohnbuchhaltung können nach der letzten Gehaltszahlung (in der Regel Mitte Dezember) bereits wesentliche Endjahresarbeiten ausgeführt werden. Sozialversicherungsdeklarationen und Lohnausweise können erstellt und bei dem Versicherer und den Steuerbehörden eingereicht werden. Im Weiteren kann die gesetzlich vorgesehene jährliche Abstimmung zwischen Lohn- und Finanzbuchhaltung bereits vorgenommen werden. Mit der Abstimmung soll verhindert werden, dass fehlerhafte Deklarationen zu Risiken für Versicherte und Arbeitgeber führen, nicht korrekte oder unvollständige Löhne als Grundlage für die Einkommensbesteuerung und die Beitragserhebung herangezogen werden. Plausibilisieren Sie nach der Erfassung der letzten Versicherungsrechnungen oder Abgrenzungen auch den verbuchten Aufwand für AHV, BVG, Unfall, KTG etc. mit dem Vorjahr, im Verhältnis zur Lohnsumme oder den vertraglichen Vereinbarungen. So erlangen Sie Sicherheit, dass ihre Lohn- und Finanzbuchhaltung im Personalbereich stimmig ist.
  
• Die Bewertung der Angefangenen Arbeiten bzw. nicht abgerechnete Leistungen können beispielsweise im Baugewerbe zeitintensiv und anspruchsvoll sein, ebenfalls die Aufnahme und Wertfindung von Warenlagern bspw. in Handels- oder Fertigungsunternehmen. Stellen Sie intern sicher, dass diese Auswertungen zeitnah, unter kompetenter Anleitung und Aufsicht sowie mit der notwendigen Sorgfalt durchgeführt werden. Je nach unterstützendem IT-System können diese Angaben – insbesondere des Warenbestandes – auch bereits vor den Weihnachtstagen oder unterjährig rollend aufgenommen werden. Eine reine Schätzung führt meistens zu Ungenauigkeiten im Ergebnis und gibt keine wesentlichen Aufschlüsse über den Geschäftsgang sowie über den Bestand und Veränderung der stillen Reserven.
  
• Für die Mehrwertsteuer besteht die gesetzliche Pflicht zur Abstimmung der Umsätze und Vorsteuern zwischen der Finanzbuchhaltung und den eingereichten MWST-Abrechnungen. Damit können unliebsame Nachforderungen und Verzugszinse verhindert werden. Allfällig festgestellte Differenzen sind zu korrigieren und mit dem entsprechenden Formular «Jahresabstimmung» der Eidgenössischen Steuerverwaltung zu melden. Je nach Umfang kann es Sinn geben, diese Abstimmung bei jeder Quartals- oder Semesterabrechnung gleich zu erstellen, so sparen Sie zum Jahresausklang viel Zeit und manchmal auch Nerven.
  
• Neben Bilanz und Erfolgsrechnung bildet auch der Anhang gemäss Art. 953c OR einen Bestandteil der Jahresrechnung. Für diverse Positionen benötigen Sie allenfalls Bescheinigungen und Auskünfte von Dritten, wie zum Beispiel über den stichtagsmässigen Wert von Nicht bilanzierten Leasingverbindlichkeiten oder längerfristigen Mietverhältnissen, Verbindlichkeiten bei Personalvorsorgeeinrichtungen, Informationen zur Sicherstellung von Liegenschaftskrediten. Fordern Sie diese Drittbestätigungen auf den Bilanzstichtag rechtzeitig an. Bedenken Sie, dass auch Behörden und Versicherungen «Brückentage» einlegen und zu Jahresbeginn stark belastet sind.
  

Mit einer gut organisieren Planung erhalten Sie genügend Zeit für die korrekte Ausfertigung der Jahresrechnung und deren Analyse. Die Empfänger der Unterlagen, ob Geschäftsleitung, Verwaltungsrat, Revisionsstelle, Aktionäre oder die Steuerverwaltung sind Ihnen für die zeitgerechte und gesetzeskonforme Erstellung der Jahresrechnung dankbar resp. setzen diese voraus.